Shall we dance?

Was Fundraising angeht, gehöre ich eindeutig zur Gattung der Erbsenzähler: Ich will immer wissen wieviel.

Wieviel Geld hat die letzte Aktion gebracht, wieviele Spenden sind im ersten Quartal eingegangen, wieviele Spendenaufrufe erhalten SpenderInnen im Lauf des Jahres, wieviel hat die Beilage uns gekostet. Easy. Am häufigsten frage ich, wieviele Kontaktadressen eine Organisation verwaltet.

Die Antworten sind oft haarsträbend vage oder schlicht und ergreifend falsch. Manchmal werden nur die Mitglieder gezählt, zuweilen nur die Spendenüberweisungen. Mit Direktmarketing-Fundraisern habe ich es tendenziell einfacher, die wissen in der Regel wenigstens die Auflage
des letzten Versands. Aber die Antwort auf die beiden Fragen "Wieviele aktuelle, vergangene und potentielle SpenderInnen-Kontakte pflegen Sie?" und "Wieviel waren diese Kontakte im laufenden und im letzten Jahr wert?" scheint sich in vielen Organisationen nicht einfach geben zu lassen.

Gut, Aktionsstatistiken gibt es meistens: Für die Erfolgsauswertung werden Einnahmen und Ausgaben einander gegenüber gestellt, aus Auflage- und Reagiererzahlen die Response-Rate und die Durchschnittsspenden errechnet. Aber Adresszahlen, Recency-Statistiken, Adresswertstatistiken oder wie sie heissen mögen, scheinen eine Rarität zu sein!

Dabei bräuchte ich diese Zahlen und die darin versteckten Entwicklungen gerade jetzt für die Budgetierung 2006. Nicht nur für die Ausgabenberechnungen (Kostenbudgets) macht es schliesslich Sinn zu wissen, mit wievielen Menschen ich Kontakt halten will, sondern insbesondere auch für die Schätzungen bezüglich der Einnahmen (Einnahmenbudgets): Ob 30% meiner SpenderInnen nicht erneuert sind oder nur 5% spielt für die Berechnung zukünftiger Einnahmen eine ziemlich grosse Rolle.

Und nicht zuletzt dient eine Budgetrunde ja in der Regel auch der Überprüfung strategischer Langzeitziele. Und wie soll ich dazu etwas sagen, wenn ich nicht einmal die Frage präzise beantworten kann, mit wievielen SpenderInnen wir auf dem Parkett sind?

Einige Links dazu:
socialnet de, Fundraising Controlling
fundraisinginstitut.de

Meine Kamelhöcker

Es fing damit an, dass wir heute morgen werweisten, ob das verstrichene Wochenende schon ein November-Zahlungswochenende gewesen sei oder nicht. Wenn ja, ist das Mailing am 15. zu spät raus!  Ich sofort unterwegs, um endlich einmal herauszufinden, ob es sie wirklich gibt, die sagenumwobenen goldenen Tage zwischen 25. und 6., an dem die SchweizerInnen ihre Einzahlungsscheine auf die Post tragen.

Theoretisch - dachte ich - müsste das ja dank der mittlerweilen 28% E-Banking-Kunden mindestens langsam aufgeweicht sein. Aber weder diese noch irgendeine andere Theorie wollten sich im Netz der Netze dingfest machen lassen. Dass Google am späteren Nachmittag einen kleinen Herzstillstand hatte, machte die Recherche nur insofern interessanter, als ich endlich wieder einmal mit search.ch mein Glück versuchte.

Bezüglich eines allfälligen im Monatsryhtmus schwankenden Zahlungsverhaltens von SpenderInnen schwieg sich aber auch die Schweizer Suchmaschine beharrlich aus. So muss ich mich wohl oder übel mit den Kamelhöckern zufrieden geben, welche die Zahlungseingänge jeweils zum Monatsende in meine Excelgrafiken zeichnen. Das lasse ich vorläufig gelten. Dann weiss ich wenigstens, an welchem Tag im Monat ich Mailings postaufliefern lassen soll.

Voll daneben

Diesmal lag ich voll daneben - Das Fundraising-Budget, das ich vor einem Jahr aufstellte, liegt um 25% unter dem voraussichtlichen Resultat! Und das nicht etwa bei den "unberechenbaren Einnahmen" wie Grossspenden oder Legaten sondern bei den Direktmarketing-Einnahmen aus bestehenden Kontakten, den an sich verlässlichsten Zahlen.

Verständlicherweise findet die Organisation das gute Resultat bisher nicht besonders beunruhigend. Das Ausgabenbudget (Beispiel (E)) haben wir eingehalten und es steht deutlich mehr Geld für Kampagnen-Ausgaben zur Verfügung als budgetiert. Nicht dass jetzt hier der Eindruck entsteht, meine Budgets seien das Papier nicht wert, auf dem sie stehen, aber ich bin trotzdem entsetzt und habe den Tag gestern damit verbracht, in den Detailresultaten und Aktionsstatistiken herumzugeistern, um den Wurm zu finden.

Am Katastrophenjahr 2005 kanns nicht liegen: Die betreffende NPO hat dazu eher antizyklische Themen :-(. Aber da: Mehr aktuelle GönnerInnen als angenommen. Höhere Resultate bei den Reaktivierungsmassnahmen und eine kleinere Absprungrate als budgetiert haben die Zusammensetzung der Spender-Basis im Lauf des Jahres "versilbert". Gut für sofort aber auch gut fürs nächste Jahr!

Unerfreulich hingegen die Erkenntnis, dass wir von den vorgesehenen defizitär budgetierten Investitionen in neue Fundraising-Programme (Stiftungsfundraising, Upgrading) keins wirklich in Angriff genommen haben. Das ist zwar gut fürs Nettoresultat im laufenden Budgetjahr, aber schlecht für die längerfristige Mittelbeschaffungs-Perspektive.

Natürlich wissen wir das nicht erst seit gestern. Dafür gibts ja schliesslich Fundraising-Controlling. Aber für 2006 sollte mein Budget schon ein bisschen mehr "verheben": Schliesslich gehts mir beim Budgetieren nicht nur darum, möglichst viel Geld zu scheffeln, sondern v.a. auch darum, verlässliche Angaben darüber machen zu können, womit die Organisation rechnen kann und worauf sie sich allenfalls einstellen muss.

6941

Im soeben erschienen Buch zur Frauenwache "elles, jour et nuit ..." schreibt Diane Gilliard: "Die Frauenwache hat insgesamt nur 6'941.- Franken gekostet". Schön. Nicht teuer für eine neun Monate währende Mahnwache, welche rund 500 Frauen involvierte, die während jeweils 24 Stunden zu zweit in einem Wohnwagen in Bern hausten, um ihren Anliegen Gehör zu verschaffen. Da der Finanzbedarf für ein Projekt Ausgangspunkt für die Mittelbeschaffung ist, interessiert mich die Frage, wie dieser Betrag zu stande kam. Ich weiss, dass allein für das Buch 120'000.- Franken von institutionellen GeberInnen beschafft wurden. Aber selbst wenn man das Buch als separates Projekt ansieht und davon ausgeht, dass die Frauenwache auch ohne dieses "Printerzeugnis" stattgefunden hat, so frage ich mich, wohin die Aufwände für Sekretariat, Pressearbeit und Internetauftritt verschwunden sind, welche ehrenamtlich geleistet wurden.

Ist es korrekt, den SpenderInnen den reinen Cash-Bedarf eines Projektes auszuweisen? Und wenn nicht, welche Berechnungsart für Freiwilligenarbeit soll zur Anwendung kommen? Für eine eingeschränkte Kostensicht spricht die Transparenz: Die flüssigen Mittel werden in der Buchhaltung ausgewiesen, so dass die Zahlen, welche im Fundraising verwendet werden, auch in der Jahresrechnung etc. nachvollziehbar sind. Dagegen spricht m.E. , dass wir damit eine Art "Preisdumping" betreiben, und die SpenderInnen über die tatsächlichen Kosten für die Verwirklichung eines gemeinnützigen Anliegens "hinwegtäuschen".

Im vorliegenden Fall spielt es keine Rolle mehr: Die 6'941.- Franken sind gespendet und ausgegeben, das Projekt abgeschlossen. Ein eigentlicher Spendenaufruf hat gar nie stattgefunden, nur einen Einzahlungsschein bestellen konnte man, im Internet. Mir als Ehrenamtlicher zeigt die Frauenwache, dass man auch grosse Projekte mit wenig Geld verwirklichen kann. Für mich als Fundraiserin ist sie ein Modell dafür, wie Mittelbeschaffung zuerst eine Frage der persönlichen Mission von Zeit- und GeldspenderInnen ist und erst in zweiter Linie eine Frage der eingesetzten Fundraising-Techniken.

Weihnachtsgeschenk für Fundraiser

Rechtzeitig zum Jahresende und der (hoffentlich) damit verbundenen Auswertung der Fundraising-Resultate 2005 hat uns Hatem Imran einen Auszug aus seiner Masterthesis "Fundraising - Von Databasemarketing bis Financial Controlling" unentgeltlich zur Verfügung gestellt. Herzlichen Dank! Ich bin der Arbeit vor einigen Wochen auf der Suche nach Unterlagen zum Thema Fundraising-Controlling begegnet und finde die zehn Seiten, die er dem Thema widmet, kurz, bündig und nützlich formuliert. Aber lest es doch selbst: " Kapitel 3. Controlling im Fundraising". Wer sich für die ganze Arbeit interessiert, kann diese für rund 30 Euro bei grin.com beziehen.

stressiger Jahresauftakt

Eigentlich will ich ja jetzt die Jahresevaluation machen, wie sich das gehört - stattdessen fressen die gut-zum-Lasern für die Erneuerungen meinen Tag auf. Aber wenigstens eine Checkliste für den Fundraisingbericht 05 habe ich schon zusammen, die ich Euch natürlich nicht vorenthalten will. Ergänzungen und Kommentare sind übrigens willkommen, gell ;-)

Jahresbericht:

• Management-Summary: absolutes Resultat, Budget- und Vorjahresvergleich
• Berichte als Lauftext über:
• das Jahresendresultat (Einnahmen, Ausgaben, Netto) in absoluten Zahlen, im Vergleich zum Budget und zu den Vorjahreszahlen
• die Zusammensetzung der Kontakt-/Adress-Basis nach Programmen und Recency
• die Aktivitäten und Erfolge aller Programme mit Eigenadressen (Erneuerung, Upgrading, Reaktivierung) im Vergleich zur Planung 05 und zum Vorjahr
• die Adressgewinnungsaktivitäten, inkl. Gewinn/Defizit pro Neuadresse etc.
  
• Veränderungen in der Infrastruktur und bei Dienstleistern (Datenbank-Wechsel, Outsourcing)
• personelle Veränderungen im Fundraising-Team

• Adressstatistik: Wieviele Adressen von welcher Qualität sind in der DB (nach Recency, VIP-Einteilungen, Mitglieder-Status etc.)
• Kostenstellenbericht Fundraising: aus der Buchhaltung
• Budgetvergleich: Zahlenmässige Gegenüberstellung Einnahmen, Ausgaben, Netto mit jeweiligem Budget nach Programmen
• Aktionsstatistiken: aller Aktionen 05
• Aktionsevaluationen: die kommentierten Auswertungen zum Abschluss aller Aktionen
• Konzepte, welche 05 erstellt oder überarbeitet wurden (z.B. Verdankungskonzept 05)
• Programmevaluationen, welche 05 erstellt oder überarbeitet wurden.

Accountability Charter

Elf NGOs in Oesterreich haben einen gemeinsamen Verhaltenskodex unterzeichnet. Die Accountability Charter legt Standards an Offenheit und ethischem Verhalten bezüglich Berichtswesen, Fundraising und Kampagnenführung fest. Auf den ersten Blick scheint das Dokument (english) weitaus weniger detailiert als bsp. die entsprechenden ZEWO-Richtlinien. Ein längerer Artikel wie die Frage der NGO-Rechenschaftslegung in den USA mit GuideStar gehandhabt wird, findest sich bei Fundraising.de

Fundraising-Controlling

War heute als Referentin beim Erfahrungsaustausch in Bern - Hier noch die Dokumente, die ich versprochen hatte.

Präsentation
Fundinfo 1/06 - Artikel
Link zum Auszug H.Imran